Преминете към основното съдържание

Добри практики за работа с АЖУР в дистрибуционна компания

Редакции и допълнения​

  1. 5.06.2019 - добавен коментар за дата на регистрация на Експедиционните бележки;
  2. 14.06.2019 - добавено Указание 2 за редакция на клиентски данни; добавена процедура по гарантиране на пълнота и синхронизираност на данните;

Увод​

Настоящият документ представя добрите практики за интеграция на ПОЛИТИС и АЖУР при работата в дистрибуционна компания. Този документ е и добра изходна точка за план на интеграцията на ПОЛИТИС с други Счетоводни системи.

АЖУР е комплексен счетоводен софтуер за отчитане търговски предприятия. ПОЛИТИС е интегрирана софтуерна система за управление на склад и мобилни продажби.

Между двата софтуерни продукта има множество модули, които изпълняват сходни фунции, което налага изготвяне на план за интеграцията им с цел разпределяне на отговорностите по управление на процесите и елиминиране на повтарянето на едни и същи ръчни операции и в двата продукта.

Минималната основна конфигурация на АЖУР, която позволява интегрирането му с ПОЛИТИС е следната:

  • Модул АЖУР “Финанси и Счетоводство”, който обобщава резултатите от всички бизнес процеси и е в основата на системата за управление на бизнеса АЖУР®. Той служи не само за генериране на всички компоненти на финансовите отчети, но и за изпълнение на главните управленски функции;
  • Модул АЖУР “Склад” (с активирана функция вход от външни системи), който автоматизира цялостната дейност по отчитане и управление на материалните запаси. Той има универсално приложение - в търговията за отчитане на стоки и в производството за влагане на материали и управление на готовата продукция, включително и по партиди;
  • Модул АЖУР “Управление на продажбите” (с активирана функция вход от външни системи).

При интеграцията на двата продукта се обменя информация за следните основни бизнес данни:

  • Складове
  • Артикули
  • Клиенти
  • Експедиционни бележки
  • Фактури за продажби
  • Плащания по фактури за продажба

Складове​

Политис разполага с функционалност за дефиниране на складове, в които се съхранява стока, както и възможност дефиниране на референтен идентификатор за връзка със АЖУР, които позволява да се направи връзка между Номер на склад в АЖУР и склад в ПОЛИТИС. Тази връзка е задължителна и без нейното дефиниране е невъзможно предаване на данни за Експедиционни бележки от ПОЛИТИС към АЖУР. Конфигурирането на референтен идентификатор за АЖУР се извършва чрез:

меню “Настройки” => таб “Работни обекти” => контекстно меню “Редакция” на работния обект => група “Идентификатори” => бутон “Добави идентификатор” => поле “Идентификатор” приема стойност {Ajur} => поле “Стойност” приема стойност {номер на склад в АЖУР}

Указания: Преди започване на работа следва да има дефинирани Складове в АЖУР, като е препоръчително настройката им, в АЖУР, да бъде {без партиди}. Отговорността за управление на партидите следва да се прехвърли изцяло на ПОЛИТИС, защото ПОЛИТИС оперативно генерира всички документи за изписване от склад и следи за коректната работа с партиди, от друга страна в АЖУР е невъзможно да се работи с партиди на “МИНУС”, което прави изключително трудно синхронизирането на партиди по артикули между системите.

Артикули​

ПОЛИТИС разполага с комплексна система за конфигуриране на артикули, като връзката с АЖУР е на ниво Вариант на продукт. Основната складова МЕ е на ниво Вариант на продукт, а опаковката се конвертира до СМЕ.

За изграждане на връзка между АЖУР и ПОЛИТИС се използва следната стратегия:

  1. На всеки Вариант на продукт в ПОЛИТИС може да се дефинира Референт, които да се използва за връзка с АЖУР. При този подход на конфигурация се позволява множество Варианти на продукт в ПОЛИТИС са се отнасят като един Артикул в АЖУР;
  2. Ако няма дефиниран Референт за АЖУР, при експортиране на информация от ПОЛИТИС се ползва SKU номерът на Варианта на продукта. При този подход следва да се спазва принципа всеки Вариант на продукт в ПОЛИТИС са има реципрочен Артикул в АЖУР.

Указания: Преди започване на работа с нов артикул следва да се спазват следните правила.

  1. Дефинира се Артикула в АЖУР “СКЛАД” и му се определя {Шифър на МЗ}
  2. Създава се Продукта и варианта в ПОЛИТИС и ако се ползва SKU за връзка с АЖУР, тогава {Шифър на МЗ} се посочва с SKU на Вариант на продукт, ако се ползва Референт, тогава {Шифър на МЗ} се посочва в Референт на Вариант на продукт.

Клиенти​

Управлението на клиенти се извършва изцяло в ПОЛИТИС, след извършване на първа продажба към даден клиент, той се експортира към АЖУР с Шифър за контрагент започващ от 3300000. АЖУР автоматично създава този клиент.

Указание 1: АЖУР разполага с общ регистър на клиенти и доставчици, която води до следната особеност. При създаване на нов контрагент (примерно доставчик) и без изрично посочване на Шифър за контрагент, АЖУР взима следващият свободен номер, което води до създаване на контрагент в регистъра на 3300000. При последващо добавяне на контрагент през ПОЛИТИС, ПОЛИТИС ще създаде контрагент със същият Шифър за контрагент на създаденият ръчно през АЖУР, което ще доведе до конфликт. Решението е винаги когато се създава доставчик в АЖУР, да се въвежда Шифър на контрагент различен от регистъра 3300000.

Указание 2: АЖУР не разполага с възможност за автоматично обновяване на клиентските данни след редакцията им в ПОЛИТИС, за да се реализира процеса по редакция на клиентски данни и последващо приемане на фактури с новите клиентски данни следва да се изпълнява долупосочената процедура.

Процедура за редакция на клиентски данни в ПОЛИТИС и АЖУР:

  • Ако данните за клиента са автоматично провизирани от мобилната апликация TelcoNG Signer следва да се уведомо съотвеният Търговски представител или Отговорникът за управление на клиентски данни, който да направи редакцията през TelcoNG. След редакцията в TelcoNG данните автоматично ще бъдат обновени в ПОЛИТИС. Възможна е и директна редакция в ПОЛИТИС, но при следващо анексиране на Търговското споразумение с клиента, отново ще бъдат върнати старите данни, като поради тази причина не е добра практика да се редактират данни в ПОЛИТИС, ако клиента не е създаден директно в ПОЛИТИС.
  • Ако данните за клиента са създадени в ПОЛИТИС то те следва да се редактират директно в ПОЛИТИС.
  • Ако има вече издадени фактури в ПОЛИТИС със сгрешените данни следва да се редактират данните във фактурата, като:
    • Ако фактурите не са експортирани към АЖУР:
      • се извършва редакция в ПОЛИТИС.
      • се извършва редакция в АЖУР на клиента ако той съществува, като се извлича номенклатурният номер на клиента от файл RTOT от реда с номера на фактурата.
    • Ако фактурите са експортирани към АЖУР:
      • се извършва редакция на данните за клиента в АЖУР.
      • се извършва редакция на експортираните фактури от администратор на АЖУР.

ПОЛИТИС няма така наречен “свободен оборот”, които след това се отчита по ДДС № 999999999 в ДДС дневника на компанията. За сметка на това в ПОЛИТИС следва да се създаде клиент от тип юридическо лице с ЕИК № 999999999, при въвеждането му автоматично ще бъде именувано “ДРУГИ КЛИЕНТИ”, след което следва да се въздаде обект/и към клиент “ДРУГИ КЛИЕНТИ”, през които да се правят продажби на случайни клиенти, или на физически лица, които не желаят да си предоставят личните данни.

Експедиционни бележки​

Всяка продажба в ПОЛИТИС преминава през следните стъпки:

  1. Поръчка за продажба, която генерира документи “Поръчка за продажба” и “Опаковъчен лист”;
  2. Доставка, която генерира документи “Експедиционна бележка” и “Фактура”.

При експорт към АЖУР Експедиционна бележка намалява количествата в АЖУР “Склад”, като за отчетна стойност на изписването на МЗ се изчислява от АЖУР.

С цел да се избегне момента в който е възможно една стока да не е въведена с АЖУР, но да бъде продадена през POLITIS, при експорт на данните за Експедиционните бележки се подава дата за регистрация в АЖУР последно число на календарният месец, за който се прави експорт на данни. Тази промяна на данните за регистрация позволява на АЖУР да изчисли средна доставна цена, не към дата на Експедицията, а към последна дата от календарният месец.

Фактури за продажби​

Фактурите за продажби в ПОЛИТИС се делят на два основни вида: фактури за стоки и други фактури.

Фактурите за стоки се издават въз основа на Експедиционна бележка, и при експорт към АЖУР, АЖУР прави връзка между двата документа.

Указание: При експортиране на фактурите за продажби към АЖУР, се експортират като неплатени, от което следва АЖУР да настроен да не контира плащане по тези фактури.

Плащания по фактури за продажба​

В ПОЛИТИС всички плащания се отчитат по издадени фактури за продажби. В този смисъл за ПОЛИТИС няма така наречен “свободен оборот”, които след това се отчита по ДДС № 999999999 в ДДС дневника на компанията. За сметка на това в ПОЛИТИС следва да се създаде клиент от тип юридическо лице с ЕИК № 999999999, при въвеждането му автоматично ще бъде именувано “ДРУГИ КЛИЕНТИ”, след което следва да се въздаде обект/и към клиент “ДРУГИ КЛИЕНТИ”, през които да се правят продажби на случайни клиенти, или на физически лица, които не желаят да си предоставят личните данни.

При експортиране на плащанията от ПОЛИТИС към АЖУР, всяко плащане се указва към коя фактура е направено, и съответно вида на плащането “КасБ” или “БИ”.

Указание: Всички плащания по фактури на ПОЛИТИС следва да се отразяват само и единствено в ПОЛИТИС, т.е. всички плащания “в брой” автоматично издават касови бележки, които се разнасят от ПОЛИТИС по съответните фактури в момента на тяхното отпечатване, и всички плащания “по банка” се разнасят в ПОЛИТИС с дата на вальор, датата на която са постъпили по банкова сметка.

ПОЛИТИС на свой ред ще експортира към АЖУР всички плащания, като ще ги отнесе към съответната фактура, и по този начин оперативно всички задължения на клиенти ще се водят в ПОЛИТИС, а в АЖУР ще се водят само отчетно. Под “оперативно” се има в предвид, че текущите задължения на клиенти ще се виждат в реално време в ПОЛИТИС, а под “отчетно” се има в предвид, че АЖУР ще знае за задълженията на клиентите само след експортиране на плащания от ПОЛИТИС към АЖУР, като честотата на експорт се определя от ПОЛИТИС към АЖУР се определя изцяло според вътрешните нужди на компанията

Счетоводно процеса е следния:

  1. Издаването на ф-ра (без значение от начина на плащане) към клиент създава вземане от клиент и задължение за ДДС.
Дт:411 (Вземания от клиенти) - стойност на ф-ра
Кт:гр.70 (продажба на стоки и услуги) - стойност на данъчна основа
Кт:4532 (Начислен данък върху добавената стойност за продажбите) - стойност на ДДС
  1. Приемане на плащане в Брой
Дт:501 / Кт:411 - стойност на плащане
  1. Приемане на плащане по Банка
Дт:503 / Кт:411 - стойност на плащане

Процедура по гарантиране на пълнота и синхронизираност на данните​

Една от основните функционалности на ПОЛИТИС е неговата възможност за работа в онлайн и офлайн режим. За гарантиране на консистентност на данните и елиминиране на загуба на данни са въведени няколко механизма за проверка.

Като основен метод за проверка е избран подобен механизъм на този който НАП прилага за отчитане на фискалните касови апарати, а именно в края на всеки ден да бъде отпечатан дневен финансов отчет, чрез който се обявява края на отчетният период. Подобна функционалност е реализирана в мобилното приложение на ПОЛИТИС, като това е функционалността дневен отчет. ПОЛИТИС извършва проверка за несинхронизирани данни и в случай, че открие такива данни ПОЛИТИС не позволява на операторът да използва функцията “Дневен отчет” докато не бъдат синхронизирани всички данни.

Във връзка с горното след да се реализира процес в компанията, при който в края на всеки работен ден всички служители, които работят през мобилното приложение на ПОЛИТИС да отпечатват дневен отчет. Липсата на подобен процес води до сериозни рискове за забавяне на предаване на данни от мобилното приложение, което прави невъзможно гарантирането на пълнотата на данните които се експортират към АЖУР.